依頼をするときには穴埋め式もしくは「はい」か「いいえ」で答えられるように。そして正しい人に聞くように注意。

タイトルの通りなのですが、立て続けにこれが出来ていない依頼が飛んで来たので自身がそうしないようにということで書き留めておきます。一人はその情報はひいらぎやに聞いてもわからないよというお話し。そしてもう一人は、えっと何をすることを求められているんだっけ?というようなメールやメッセージを送ってくる人がいるのです。自分が相手だったときにどう答えられるかを明確に想像できる質問の仕方をすることで、コミュニケーションコストの大幅減が望めます。

適切な人に適切なお仕事をお願いする

ひいらぎやが最近聞かれてびっくりしたのは、「〜さんの緊急連絡先を知りたいので教えて下さい」という依頼です。そして、その緊急連絡先は私物の携帯電話などではなくて、近親者の連絡先というのです。

そんな個人情報をひいらぎやがしっているわけじゃないじゃーん

というのが、率直な感想。そして、それをひいらぎやが聞けと言われているのであれば、個人情報なのでひいらぎやが知るべきではないので、直接聞いて下さいという2段落ちでした。

ということで、単純に文句をいいたいわけではなくて、この件は明らかにいろいろと突っ込みどころがあるのですが、こういうことってなにげに多いのでは内かと思ったのです。

というのは、

  • 適切な人に聞いているか、お願いをしているか

という一点です。

今回の件では明らかにひいらぎやに聞くのはおかしくて、直接その人に聞いてくれれば、ひいらぎやとのメールのやりとり一往復分のメールを書く労力と時間が浮くのですよね。

そして必要ない人に必要の無い情報を持たせないことはセキュリティ確保の第一歩です。

先ほど明らかに突っ込みどころがあると書いたとおりですが、お仕事をお願いする時に適切な人に適切な内容でお仕事をお願いすることで当然時間の短縮になります。

これって意外と意識できていないのではないかと自身で思ったのでした。

適切な聞き方をする

そしてもう一件は同じ人にメールとslackで別々にお願いされたことなのですが、

  • このメールに添付した資料の足りないところを埋めておいて
  • 後はひいらぎやさんお願い

って、もちろん業務上のお話しがあるので丸めていますが、だいたいこんな感じ。

そして一件目は資料をみるとひいらぎやが以前作ったスライド資料のページを4枚まとめて一枚のスライドに貼ってあったり、そんななので、そのほかの部分も文字が小さすぎて全く読めないし何を言いたいのかわからない状態でした(笑)

足りないところを埋めるというかむしろ情報がそれぞれ多すぎてどうもならんとおもってしまいました。

資料の作りはともかくとりあえず求められていることが全くわからずという状況です。

スライドの空白の部分を作ってそこに「ここの説明をお願い」などと書いてあれば対応ができそうですが、このスライドはまったくもってなにをすればいいのかわからなかったのです。

で、もう一つはslackでいわれた「後はひいらぎやさんお願い」です。全く意味がわからず、上司ですが、「えっと何をもとめられましたか?」と思わず他のメンバーも見ているその場で聞いてしまいました。

すると、「Aさんとこれこれこういう話をしたからそれをお願いします」という回答が返ってきたのです。

ひいらぎやがやったことは、その同じチャネルでその内容をオウム返しして「Bさんということなので対応をお願いできますか」ということを言っただけです。

もしかしたら、ひいらぎやから依頼をしてほしいという意図があったのかも知れないのですが、その意図もわからない指示のしかたでした。

これは、受けた方としては大変です。何を求められているのかを逡巡します。そして何かの試練だろうか(笑)とおもったりします。テストされているかと思うのですね。

もちろんそういったケースもあるのだと思うのですが、今回の件はきっと違うのです。時間も言われた方の労力と精神力が削られます。

これは「audiobook.jpで聴いた本。45冊目。育てることを自分事として捉える。【行動科学を使ってできる人が育つ! 教える技術】石田淳 著」でも紹介されていましたね。教える技術ではありますが、教えるときはとことんそのステップを具体化してやってほしいことを分割するという内容でした。

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依頼をするときには適切な人に適切な内容で

さて、こんなことがあったということをあげたのですが、これ、企業の部長や係長レベルのかたからの指示だったのです。これくらいの役職の方は依頼はしなれていて、普段は適切な依頼の仕方をしているとおもうのです。

ただ、そういったなかでもちょっとなにかしらのことがあったときに、このような「雑な」依頼の仕方をしてしまうのではないかと思ったのです。

当たり前の事を当たり前にやるのが大切とはよく言われますが、何が当たり前なのかは常に気をつけたいと思うところです。

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